Le rôle des municipalités a considérablement changé au cours des dernières décennies. Entre autres, dans le domaine de l’application des règlements.
Il n’y a pas si longtemps, il n’y avait pas de normes pour l’aménagement des ouvrages de captage d’eau, ni pour le déboisement abusif, ni pour encadrer les odeurs en milieu agricole, etc. Une multitude de règlements et de normes doivent être appliquées par la municipalité et par ses officiers municipaux en bâtiment et en environnement. Ce n’est pas étonnant puisque c’est la municipalité, par le biais de ses règlements d’urbanisme, qui encadre presque tous les projets de construction. La municipalité est au cœur du développement de son territoire. Son rôle est déterminant!
Quand on y pense, les officiers municipaux ont une responsabilité extraordinaire en raison du principe de conformité en aménagement du territoire et en urbanisme. Rappelons-nous que la Loi sur l’aménagement et l’urbanisme met en place le cadre légal de l’aménagement du territoire et de l’urbanisme au Québec et détermine les responsabilités du gouvernement, des communautés métropolitaines, des municipalités régionales de comté (MRC) et des municipalités.
En vertu de cette loi, le gouvernement du Québec définit des orientations gouvernementales en matière d’aménagement du territoire. Ces orientations présentent les objectifs et les attentes du gouvernement qui doivent être pris en compte dans les documents de planification des communautés métropolitaines et des MRC, par exemple dans les schémas d’aménagement et de développement.
À leur tour, les municipalités doivent, en conformité avec ces documents de planification, élaborer leur plan d’urbanisme. La mise en œuvre du plan d’urbanisme, et donc, des orientations et objectifs du gouvernement, est assurée par les règlements d’urbanisme : zonage, lotissement, construction, etc. Les municipalités, par leurs inspecteurs municipaux sont donc responsables de l’atteinte des orientations gouvernementales… rien de moins!
Comme si ce n’était pas assez, les municipalités doivent aussi veiller à l’application de certaines dispositions de lois et de règlements du gouvernement du Québec, comme celles du Règlement sur l’évacuation et le traitement des eaux usées des résidences isolées, lequel découle de la Loi sur la qualité de l’environnement.
D’autre part, une mauvaise gestion des permis et des certificats risque de causer des iniquités entre les citoyens, leur causer préjudice, et entrainer des poursuites en dommages et intérêts contre la municipalité.
Selon la Mutuelle des municipalités du Québec (MMQ), la gestion des permis et certificats peut entrainer des poursuites contre la municipalité en erreur et omissions. Toujours selon la MMQ, les principales sources d’erreurs proviennent d’une mauvaise gestion des demandes de permis et d’un manque de connaissances des lois et des règlements applicables.
Dans un contexte de surcharge de travail, de pressions toujours plus fortes et de pénurie de main d’œuvre, comment l’officier municipal en bâtiment et en environnement peut-il réussir à faire son travail correctement sans rien oublier et sans faire d’erreur?
Certaines méthodes de travail et certains outils peuvent être mis en place pour vous aider au quotidien dans vos tâches multiples. Ceci-dit, il faut voir la mise en place de ces méthodes et outils, comme un investissement pour améliorer la qualité et la productivité du travail effectué par le service d’urbanisme. Comme toute entreprise ou organisation, cela nécessitera un investissement en temps et en argent à court terme mais attention, il s’agit bien d’un investissement et non d’une dépense. Le retour sur l’investissement se fera sentir sur le long terme et pendant de nombreuses années.
Savoir et formation
Tout d’abord, la formation continue est sans doute un élément clé. Dans un milieu sans cesse en changement, il faut s’assurer d’être toujours à jour en ce qui concerne les nouvelles dispositions règlementaires. D’ailleurs la COMBEQ permet d’accroitre les compétences de ses membres en offrant des formations diversifiées, pertinentes et reconnues. Soyez donc à l’affut et n’hésitez pas à suivre les formations offertes.
Adopter des méthodes de travail adéquates
Également, des méthodes de travail adaptées aux exigences du domaine, je pense entre autres à l’aspect légal du travail d’inspecteur, doivent être mises en place. Par exemple, documentez vos dossiers à l’aide de fiches uniformisées, c’est-à-dire, notez toutes les informations que vous donnez aux citoyens, prenez des photos, consignez et conservez tous les documents qui vous sont remis, etc. D’autre part, comme la charge de travail est importante, vous devrez sans doute mettre en place des méthodes de gestion du temps. Par exemple réserver un temps précis pour les retours d’appels, du temps pour faire des inspections sur le terrain, du temps de qualité pour faire l’analyse des demandes de permis, du temps pour faire le suivi des courriels, etc.
Se doter d’outils de travail
Des outils de travail peuvent être élaborés en fonction de vos réalités locales. Prenez le temps de concevoir des grilles d’analyses en lien avec les différents permis et certificats prévus dans vos règlements d’urbanisme.
Par exemple, vous pourriez avoir une liste de vérification des documents requis lors du dépôt d’une demande de permis de construction. Ce genre d’outils permet de diminuer les risques d’oublier une norme et ainsi limite les risques d’erreur et omission. Votre assureur en sera très content!
Une multitude d’outils tels que des aide-mémoires, des grilles d’analyses, des fiches de terrain pour vos inspections, peuvent être élaborées en lien avec vos règlements d’urbanisme locaux de même qu’en lien avec les autres lois et règlements que vous devez appliquer. Puisque le travail de l’officier municipal en bâtiment et en environnement est très varié, de tels outils vous permettront de gagner du temps, de faire un meilleur suivi des demandes, d’être plus efficaces et d’éviter les erreurs.
S’adapter aux nouvelles réalités
Compte tenu de la charge de travail sans cesse en augmentation, des limites en ressources humaines et devant la nécessité de conserver un certain suivi des activités sur leur territoire, certaines municipalités ont mis en place un contrôle différent pour certaines activités. Depuis quelques années déjà, plusieurs municipalités ont fait le choix d’alléger le processus de suivi pour certains types de travaux. Ces municipalités ont mis en place, ce qui est souvent appelé « une déclaration de travaux ».
La déclaration de travaux remplace, dans certains cas, le permis de rénovation. Ce service est généralement offert en ligne sur le site internet de la municipalité. Cela permet ainsi aux propriétaires de faire leur déclaration de travaux, 24 heures sur 24. Habituellement ce service est offert gratuitement. À la suite du traitement de la déclaration de travaux par le personnel de la municipalité, une confirmation que les travaux peuvent débuter est envoyé au requérant. Bien entendu, la déclaration de travaux est obligatoire et elle doit être remplie avant le début des travaux.
Lorsque cela est possible, la déclaration de travaux permet donc d’alléger le processus d’émission des permis et certificats pour les citoyens. Elle permet aussi d’alléger les tâches du service d’urbanisme pour les « petits permis » et, de ce fait, permet aux inspecteurs de consacrer plus de temps et d’énergie sur des dossiers plus complexes. Il s’agit d’un concept intéressant qui permet d’augmenter la productivité du service d’urbanisme tout en conservant un encadrement équitable des activités sur le territoire.
Le travail des officiers municipaux en bâtiment et en environnement n’est pas de tout repos mais permet de jouer un rôle de premier plan dans votre milieu. En demeurant agile et en mettant en place quelques habitudes de travail et quelques outils d’aide à la prise de décisions, votre travail sera plus facile.
En terminant, je vous invite consulter l’audit de performance sur la gestion des permis et certificats réalisé par la Commission municipale du Québec en 2020. Ce document vous aidera à faire une réflexion sur vos méthodes et outils de travail.